3 – Comment s’enregistrer en tant qu’ODPC ?

  1. OUVERTURE DE LA DEMANDE D’ENREGISTREMENT ET DU DEPOT DU DOSSIER D’EVALUATION SUR www.ogdpc.fr

La demande d’enregistrement peut être déposée, chaque année, auprès de l’organisme gestionnaire du développement professionnel continu au cours des périodes suivantes :
- entre le 1er janvier et le 31 janvier ;
- entre le 1er avril et le 30 avril ;
- entre le 1er septembre et le 30 septembre.

Comment déposer son dossier ?

Vous vous connectez à l’aide de votre identifiant et mot de passe à votre espace personnalisé, comme lors du dépôt de programme et complétez les 6 onglets présents sur votre espace dédié :

Onglet « profil »

Onglet « contact » renommé en « contacts administratifs »

Onglet « instances décisionnaires »

Onglet « activité »

Onglet « dossier d’évaluation »

Onglet « pièces justificatives »

Mode d’emploi

Que se passe-t-il après le 30 juin 2013 pour les ODPC bénéficiant de la période transitoire ?

 

Votre bénéfice d’évaluation favorable court jusqu’à la notification par l’OGDPC de l’avis de la ou des commissions scientifiques compétentes auprès desquelles vous aurez déposé un dossier.

 

Votre évaluation est favorable

 

Votre évaluation est défavorable

Les programmes de DPC réalisés depuis le 1er janvier 2013 concourent à l’obligation de DPC des professionnels de santé.Vous continuez à déposer et gérer vos programmes de DPC au travers de votre espace dédié à l’aide de vos identifiants.Tout programme de DPC commencé avant la notification de votre évaluation (au moins une étape réalisée) concourt à l’obligation de DPC des professionnels de santé et sera pris en charge par l’OGDPC pour les professionnels éligibles au financement.Tout programme démarrant après votre notification ne concourt pas à l’obligation de DPC des professionnels de santés et ne sera pas pris en charge par l’OGDPC.
Votre évaluation favorable est actualisée au moins une fois tous les 5 ans.Vous pouvez redéposer une demande d’enregistrement et un dossier d’évaluation auprès de l’OGDPC pendant 3 mois après la notification de l’avis de la ou des commissions scientifiques ou pendant les prochaines périodes d’enregistrement prévues par l’arrêté relatif à « la composition du dossier de demande d’enregistrement en qualité d’organisme de développement professionnel continu et du dossier d’évaluation » du 12 décembre 2012 (paru au JOF  du 16 décembre 2012).


 

A noter, les options mises en place pendant la période transitoire pour permettre un passage facilité des dispositifs de FMC, FPC, FCC, EPP, etc. et répondre aux modalités de certaines méthodes HAS, seront levées à partir du 1er juillet 2013. Le  dépôt de vos programmes de DPC nécessitera, à partir du 1er juillet, la saisie de plus d’une étape comme le prévoit la méthodologie HAS.

 

 

2.    Précisions

Après demande d’enregistrement et dépôt du dossier d’évaluation sur le site de l’OGDPC, comment pourrons-nous prendre la main sur notre dossier pour le compléter ou le modifier, notamment en prévision de la publication de l’arrêté relatif aux modalités d’appréciation des critères d’évaluation ?

Si vous avez enregistré votre dossier, vous ne pouvez pas modifier quoi que ce soit actuellement.

En revanche, vous pouvez nous envoyer par courriel à enregistrement2013@ogdpc.fr vos souhaits de modifications et/ou vos pièces jointes modifiées. Nous pourrons les télécharger à votre place ou vous redonner la main sur votre saisie, surtout après parution de l’arrêté donnant les modalités d’appréciation des organismes par les CSI.

 

 

Pour les organismes bénéficiant de la période transitoire,  « il suffira à l’aide de leurs identifiants et mots de passe actuels, de compléter l’ensemble des onglets présents sur leur espace personnalisé. Une fois cette démarche effectuée, ils bénéficieront de la prolongation de leur « réputation d’enregistrement et d’évaluation favorable » jusqu’à la date à laquelle la ou les commissions scientifiques compétentes rendront leur avis, même si celui-ci est rendu au-delà du 30 juin 2013. » (site OGDPC).

Les organismes de DPC enregistrés et évalués favorablement ont accès à un extranet spécifique sur le site de l’OGDPC.

Ces organismes ont l’obligation de saisir sur l’extranet la totalité des programmes qu’ils souhaitent dispenser aux professionnels de santé. Un programme dispensé par un organisme de DPC qui n’aura pas été saisi sur cet outil ne permettra pas aux professionnels qui le suivent de remplir leur obligation annuelle de DPC.

L’arrêté du 12 décembre 2012 relatif à la composition du dossier de demande d’enregistrement en qualité d’ODPC et du dossier d’évaluation ne prévoit pas de période de latence entre deux demandes d’enregistrement en tant qu’organisme de DPCet d’évaluation par les Commissions Scientifiques.
Ainsi si la demande que vous déposerez en entre le 1er et le 30 juin est refusée, vous pourrez tout à fait présentez une nouvelle demande entre le 1er et le 31 octobre 2013.

 

Question suite à l’enregistrement d’un organisme de formation durant la phase transitoire

 

Durant la phase transitoire, un organisme de formation s’est enregistré pour certaines catégories de personnel.
Aujourd’hui, il veut étendre ces formations à d’autres catégories de personnel.

Doit-il et peut-il le faire techniquement sur le site de l’OGDPC à partir du 1er juin ?

Et si oui, a-t-il l’autorisation, comme il l’a aujourd’hui pour les catégories professionnelles sur lesquelles il s’est enregistré durant la période transitoire, de dispenser des formations au titre d’ODPC à ces nouvelles catégories de personnel, sans attendre le retour des commissions scientifiques ?

 

Réponse :

Il existe deux cas de figure dans le cadre de votre question :

1. L’organisme/établissement bénéficie d’un justificatif pour la profession visée pour la période transitoire :

L’organisme peut dans ce cas contacter directement le service des commissions scientifiques (contacter le standard au 01.48.76.19.05 et demander le service concerné) afin de se faire guider pas à pas pour élargir les publics visés et joindre la pièce justificative lui permettant d’effectuer cette démarche. Ensuite, il lui sera possible de régulariser l’ensemble des programmes réalisés pour cette profession depuis le 1er janvier 2013 en les intégrant sur notre site et ainsi permettre aux professionnels de santé les ayant suivis de valider leur obligation annuelle de DPC et éventuellement de se faire indemniser s’ils sont éligibles au financement par l’OGDPC.

2. L’organisme/établissement ne bénéficie pas d’un justificatif pour la profession visée pour la période transitoire :

L’organisme peut élargir les publics visés en déposant son dossier d’évaluation entre le 1eret 30 juin 2013 à condition de joindre à son dossier d’enregistrement et d’évaluation au moins un programme de DPC par profession visée pour évaluation par les commissions scientifiques compétentes. Les organismes souhaitant dispenser des programmes de DPC après la période transitoire sont invités en juin à compléter un dossier en ligne sur le site de l’ogdpc dont le contenu est décrit au sein de l’arrêté du 12 décembre 2012 (voir rubrique textes fondateurs du dispositif de DPC sur la page d’accueil du site) relatif à la composition du dossier de demande d’enregistrement en qualité d’organisme de développement professionnel continu et du dossier d’évaluation prévus aux articles R. 4021-23 et R. 4021-24 du code de la santé publique.

Précision : Dans le cas d’un organisme bénéficiant de la période transitoire, s’il n’a déclaré que les médecins par exemple, il ne pourra faire une modification auprès de nos services que si le justificatif qui l’a reçu le lui permet ; il faut bien que les autres professions qu’il souhaite viser soit inscrites sur ce justificatif. Un organisme qui aurait reçu une attestation d’un OPCA pour les médecins et les paramédicaux, s’il n’a coché au préalable que les médecins, pourrait donc nous contacter pour cocher également les paramédicaux.

 

 3. Données à renseigner pour la demande d’enregistrement en ligne :

 

Lors de la saisie du programme, l’organisme de DPC doit obligatoirement mentionner les actions prévues dans le cadre de l’analyse des pratiques professionnelles et les actions prévues dans le cadre de l’acquisition et/ou l’approfondissement de connaissances. Un organisme ne peut pas enregistrer un programme où les informations relatives à l’une des deux parties ne sont pas saisies.

 

Notre base informatique est conçue de telle façon que les organismes de DPC ne peuvent pas déposer de programmes qui ne contiennent qu’une partie.


Dans l’onglet « Activités »
, il convient d’être très général et notamment de citer toutes les catégories professionnelles visées par les actions DPC pour lesquelles nous déposerons un programme vitrine. Idem pour les orientations et les méthodes (il faut donc voir assez large). Pour la qualité et référence des intervenants, il convient de rédiger un profil type et éventuellement quelques CV d’intervenants

Dans l’onglet « Evaluation », le dépôt du programme vitrine ne s’opère pas selon les mêmes modalités que durant la période transitoire. Les éléments à renseigner ne sont pas aussi détaillés : on ne renseigne pas en ligne la description des différentes étapes (avec la durée, les éventuelles sessions….).
Le détail de ces différentes étapes sera complété dès lors que l’organisme demandeur aura reçu une évaluation positive à sa demande d’enregistrement et qu’il devra déposer ces programmes en ligne.

Comment répondre au point 5 de l’annexe II sur les déclarations de liens d’intérêt ? 
Il faut indiquer si les personnes sont rattachées à d’autres structures et perçoivent de ce fait une rémunération, un avantage financier, une participation financière. Voici le modèle de déclaration d’intérêt de l’OGDPC.

Dans l’onglet pièces justificatives

Concernant les pièces jointes, et notamment celles concernant le budget prévisionnel, Il faut joindre les pièces les plus récentes possibles, sachant que L’OGDPC organisme assurant le secrétariat des commissions scientifiques ainsi que les débats des CSI sont soumis au secret de l’instruction des dossiers d’évaluation.

Si le programme vitrine d’un ODPC n’est ouvert qu’aux salariés, peut-on ensuite l’ouvrir de façon mixte (aux libéraux également) dans la période de 5 ans sur laquelle l’ODPC serait reconnu ?

Cela est en effet possible car le programme témoin ou vitrine est un programme théorique sur lequel ils vont être évalués mais ne reflète pas forcement l’ensemble des programmes que les organismes DPC proposeront ensuite aux professionnels. Il leur sera donc possible d’ouvrir leurs offres aux libéraux même si le programme témoin cible les salariés. En revanche, nous leur conseillons de préciser dès maintenant dans le volet « activité » dans les publics ciblés le critère « libéral » afin d’être cohérent avec l’offre qu’ils développeront par la suite.

 

La question de la sous-traitance sera précisée dans l’arrêté relatif aux modalités des critères d’évaluation en attente de publication. Nous ne savons pas à ce jour quelles en seront les modalités mais il est possible que le sous-traitant ne soit pas obligatoirement un ODPC afin de faciliter dans un premier temps la mise en œuvre du dispositif.

 

4. L’évaluation des programmes

L’arrêté portant sur les critères d’évaluation des organismes par les Commissions Scientifiques devrait paraitre dans les prochaines semaines.

Les commissions scientifiques n’évalueront pas les programmes mais les organismes. Une fois enregistré et évalué favorablement, un organisme de DPC pourra dispenser autant de programmes de DPC qu’il le souhaite.

Il est possible qu’un organisme soit évalué favorablement par une Commissions Scientifique et défavorablement par une autre. Les professionnels de santé qui dépendent de la Commission Scientifique ayant rendu un avis défavorable ne pourraient alors pas remplir leur obligation annuelle de DPC en suivant les programmes dispensés par cet organisme.