ANAP et FIDES : l'ANAP met à la disposition des établissements Ex DG MCO sur son site internet des outils pour la préparation du projet FIDES (facturation directe)

ANAP et FIDES : l'ANAP met à la disposition des établissements Ex DG MCO sur son site internet des outils pour la préparation du projet FIDES (facturation directe)

ces outils sont consultables sur le site internet de l’ANAP en téléchargement et concernent  l’organisation des consultations et actes externes

l'outil autodiagnostic transversal établissement, et l'outil autodiagnostic détaillé au point de consultations.

http://www.anap.fr/detail-dune-publication-ou-dun-outil/recherche/outil-dautodiagnostic-consultations-externes/

Pour le premier outil, le diagnostic sur la maturité et la performance de l'établissement en matière d'organisation de l'activité de consultations externes se décline par spécialité ou par point de consultation, pour chacun des axes, ou par axe pour l'ensemble de l'établissement.

Les analyses sont structurées autour de :

-          l'accessibilité patient,

-          la gestion médico-administrative,

-          la relation avec la médecine de ville,

-          l'efficience opérationnelle,

-          les ressources humaines

-          ou l'efficience médico-économique. 

 

Le second outil permet quant à lui de réaliser un diagnostic détaillé de l'activité de consultations externes au sein d'un point de consultations. Cela permet d’obtenir des tableaux de bord d'activité détaillés sur

-          l'efficience opérationnelle,

-          les ressources humaines,

-          les délais d'obtention de rendez-vous,

-          les délais d'envoi de compte-rendu,

-          les profils des patients,

-          ou encore l'étude de satisfaction. 

 

Sur le site de l’ANAP :

Un autodiagnostic pour quoi faire ?

Les consultations externes, vitrine de l’établissement, sont pour nombre de patients le premier point de contact avec ses professionnels. Elles concentrent des enjeux majeurs pour les établissements de santé en termes :

D’amélioration du service rendu aux patients :

·         Délais d’accès des patients aux soins spécialisés

·         Programmation et fluidité de leur parcours de prise en charge médicale ou chirurgicale

·         Suivi au long cours de patients atteints de maladies chroniques

·         Relations avec la médecine de ville, notamment avec le médecin traitant

De conditions d’intervention et de travail des professionnels :

·         Meilleur usage des expertises médicales et soignantes

·         Maîtrise et sécurisation des glissements de tâches entre les différents corps professionnels

·         Enrichissement des tâches grâce à la mutualisation des ressources et des activités

·         Anticipation des absences médicales

D’efficience opérationnelle et de performance économique :

·         Adéquation entre demandes des patients et planification des consultations externes, volume d’activité et ressources médicales, paramédicales et administratives mobilisées

·         Développement de l’activité programmée de l’établissement, tant externe qu’ambulatoire ou conventionnelle

·         Densification technique de l’activité de consultations (actes et explorations en Consultations externes)

·         Exhaustivité du codage et optimisation des processus de facturation et de recouvrement

Les outils d’autodiagnostic « Consultations Externes » ont été conçus en 2013 dans le cadre des projets performance ANAP dans le but d’aider les établissements de santé à mieux aborder cette problématique.

Ils permettent de :

·         Réaliser un diagnostic des organisations en matière de consultations externes dans l’établissement

·         Mesurer la performance d’un point de consultation

·         Identifier les marges de progrès organisationnel

Les outils disponibles

Il existe 2 outils d’autodiagnostic « Consultations Externes » :

1. Outil d’autodiagnostic transversal établissement

Le diagnostic de la maturité et de la performance de l’établissement en matière d’organisation de l’activité de consultations externes se décline, selon vos choix :

·         Par spécialité ou par point de consultation, pour chacun des axes

·         Par axe, pour l’ensemble de l’établissement

L’analyse porte sur chaque point de consultations et chaque spécialité et permet de cibler les points de consultations qui nécessiteront un diagnostic détaillé.
Pour accompagner le passage du diagnostic au plan d’actions, les analyses, comme les tableaux de bord, sont structurés autour des axes suivants :

·         Accessibilités patient : Accès téléphonique à la spécialité, Délai d'accès à la consultation, programmation post-consultations.

·         Gestion médico administrative : Gestion administrative de toute l'activité externe, Gestion du dossier patient.

·         Relation avec la médecine de ville : Provenance des patients, Mise à disposition des comptes rendus, Communication avec la médecine de ville.

·         Efficience opérationnelle : Efficience du processus de consultations, Durées prévisionnelles, Gestion des annulations.

·         Ressources humaines : Adéquation RH - Activité, Répartition des tâches, Spécialisation/Polyvalence.

·         Efficience médico-économique : Equilibre économique, Gestion de la facturation, Gestion du recouvrement.

Ce diagnostic, d’abord transversal, pourra être complété par un diagnostic détaillé sur certains points de consultations.

 

2. Outil d’autodiagnostic détaillé au point de consultations

Cet outil permet de réaliser un diagnostic détaillé de l’activité de consultations externes au sein d’un point de consultations. Il permet d’obtenir des tableaux de bord d’activité détaillés sur les axes suivants :

·         Efficience opérationnelle : Occupation des plages de consultations, taux d'annulation, étude des temps de vacation non utilisés

·         Ressources humaines : Indicateurs de performance RH / Activité, Adéquation RH / Activité par jour de la semaine et par tranche horaire

·         Délais d'obtention de RDV : Analyse des délais de RDV pris durant la période d'étude, Délai de RDV médian

·         Délais d'envoi de CR : Analyse des délais de CR pour les consultations réalisées durant la période d'étude, Délai de CR médian

·         Profils des patients : Nature de l'activité, Adressage des patients par médecins de ville, Domiciliation

·         Etude de satisfaction : Satisfaction des patients venant en consultations

L’analyse des résultats permet d’identifier les marges potentielles de progrès organisationnel au sein du point de consultations considéré.

 

A qui s’adresse cet outil ?

Les outils d’autodiagnostic « Consultations Externes » s’adressent aux professionnels des établissements de santé souhaitant conduire une démarche de réorganisation ou d’amélioration de leur activité de consultations externes.
Pour mener à bien la démarche et utiliser au mieux les outils, il est important de constituer une équipe projet pluridisciplinaire qui peut être composée des professionnels suivants : Directeur ou responsable administratif ; Médecins ; Directeur des soins ; Responsable des secrétariats ; Responsable du plateau technique de consultations ; Cadre de santé ; Personnel soignant ; Secrétaires médicales.
Une fois cette équipe mise en place, le déploiement des outils d’autodiagnostic « Consultations Externes » est à réaliser en 2 temps :

·         Déploiement de l’outil d’autodiagnostic transversal établissement pour identifier les points de consultations sur lesquels déployer l’outil détaillé

·         Déploiement de l’outil d’autodiagnostic détaillé au point de consultations sur chacun des points de consultations ciblés lors de l’étape précédente

 

Avertissement

Les versions tests ont été élaborées grâce à la participation et à la contribution des établissements du programme « projets performance ». En outre, la version test de l’outil détaillé a été utilisée par 30 établissements MCO (22 CH, 3 CHU, 5 ESPIC soit 177 points de consultations) et 5 établissements psychiatriques. Quant à l’outil transversal, il a bénéficié d’un déploiement dans trois établissements publics (2 CH et un CHU).
L’objectif de l’ANAP est de mettre à disposition de la communauté hospitalière des outils robustes, susceptibles d’être utilisés par tous les établissements de santé, quel que soit leur statut. Vos attentes, demandes et propositions au regard des conditions de déploiement dans votre établissement nous serons très utiles pour améliorer les fonctionnalités des outils « Consultations externes ». Les référents (voir Contacts) sont à votre disposition pour prendre en compte l’ensemble de ces éléments