Avec la rentrée, les BP ! La CNSA apporte des éléments complémentaires sur HAPI

En cette rentrée, la CNSA revient vers les fédérations afin d’apporter des éléments d’information relatives à la campagne de dépôt des BP 2016 dans l’application HAPI, que nous sommes chargés de vous transmettre.

La CNSA a déployé depuis le 21 juillet dernier la nouvelle version de l’application HAPI (v8.1.7) permettant aux établissements et services médico-sociaux de déposer le cadre normalisé de présentation de leur budget prévisionnel 2016. Pour rappel, la dématérialisation de la procédure de dépôt des budgets prévisionnels dans l’application HAPI a déjà été amorcée depuis 2 ans et s’impose à l’ensemble des ESMS relevant du champ de compétence de la CNSA en application de l’arrêté du 5 septembre 2013.

Le chargement du fichier Excel dans l’application HAPI devra être complété d’un envoi aux autorités de tarification de toutes les pièces réglementaires, envoi qui, seul, pourra valoir juridiquement dépôt du BP (dispositions prévues aux articles R314-14 CASF et suivants : cadre Excel, rapport du directeur, …).

Rappel : HAPI ne concerne que le seul dépôt des propositions budgétaires.
Le dépôt des comptes administratifs s’effectue en effet sur une autre plateforme, ImportCA
Les mots de passe pour la connexion pour chaque application peuvent être différents.

I- Documents d’aide à l’utilisation

L’information vous sera ou vous a déjà été communiquée, par l’entremise des ARS (à noter cependant une modification à la marge du document « aide au renseignement » et « aide technique à l’utilisation » depuis juillet).

Vous ont été transmis les documents ci-joints, à savoir :

  • Des fiches d’aide à l’utilisation pour faciliter le dépôt des BP dans l’application :  

      - Aide générale : ESMS concernés, obligations réglementaires, données remontées ;
      - Aide au renseignement : questions « métiers » spécifiques à chaque cadre afin de faciliter le renseignement de chacun ;
      - Aide spécifique_catégories ESMS : ESMS à tarification conjointe, SSIAD, ESMS rattachés à des établissements de santé ;
      - Aide technique à l’utilisation : mots de passe, recours au support, messages d’erreurs, changement d’année de campagne, cadres à utiliser, processus d’import / saisie et de validation du BP, accusé de réception, question du dépôt des CA qui ne relève pas de l’application HAPI mais de l’outil d’import CA…

  • Les cadres normalisés pour les EHPAD, et les établissements hors EHPAD : même si les cadres n’ont évolué « en apparence » qu’à la marge, il est impératif d’utiliser la présente version de ces cadres, pour l’import / la saisie pour cette année.
  • Deux didacticiels de démonstration à destination des ESMS : « Importer un BP » et « Saisir un BP »
  • Les textes réglementaires applicables.

Ces documents ont été revus par rapport à l’an dernier, afin de tenir compte de l’ensemble des questions posées aux ARS et au support / à la CNSA lors de la campagne des BP 2015. Ils sont par ailleurs disponibles en cliquant sur le lien Aide (en bas à droite de l’écran), une fois l’ESMS connecté.

Préalablement à toute demande auprès des ARS de rattachement ou au support, la CNSA vous invite à consulter les présents documents afin de s’assurer qu’une réponse n’a pas déjà été apportée à leur question.

II- Connexion et gestion des mots de passe

Les ARS sont chargées de la communication de l’identifiant (correspondant au FINESS ET de l’établissement concerné) et du mot de passe aux « nouveaux ESMS » (ouverts en 2015). Les établissements et services concernés doivent par conséquent prendre l’attache de leur référent habituel au sein de l’ARS.

Pour les autres ESMS, si l’utilisateur a oublié son mot de passe, il existe sur la page de connexion de l’application une fonctionnalité de « mot de passe oublié ». En cliquant sur ce lien, le mot de passe de l’utilisateur est désactivé et un nouveau mot de passe est envoyé par courriel à l’adresse indiquée dans le compte de l’ESMS.

Si l’adresse mail saisie initialement n’est plus celle utilisée par l’ESMS, il est nécessaire de demander une modification au référent ARS sinon, le mot de passe ne pourra être « envoyé » à la « bonne » adresse. L’adresse mail à laquelle est envoyée ce mot de passe est celle saisie lors de première connexion de l’ESMS à l’application HAPI, et non celle présente au niveau de la fiche établissement, dans le menu «paramétrer ».

III- Dispositif du support

En cas de difficulté technique,  les ESMS peuvent s’adresser à la CNSA pour toute question relative au bon fonctionnement de l'application HAPI :

Concernant les questions relatives au renseignement même des cadres, si une fiche d’aide dédiée a été rédigée, elles ont vocation à être directement traitées avec les référents ARS, à l’instar des échanges qui pouvaient avoir lieu avant la dématérialisation du processus.

La direction sociale et médico-sociale de la FEHAP reste à votre entière disposition.

Bonne rentrée !

Ressources attachées