#8 Comment faciliter le renouvellement des administrateurs ?

#8 COMMENT FACILITER LE RENOUVELLEMENT DES ADMINISTRATEURS ?

 

Être administrateur c’est une responsabilité de tous les instants, mais c’est aussi un accomplissement personnel, un moyen de développer ses compétences au service de l’intérêt général. Dans un contexte où les nouveaux bénévoles privilégient les missions « ponctuelles » au détriment d’un engagement dans la durée, il est essentiel d’effectuer un travail d’information et de communication. La difficulté du recrutement réside dans la nécessité de ne pas décourager d’éventuelles vocations comme de prévenir les démissions rapides. Le travail d’administrateur doit être présenté de manière objective afin que chacun ait conscience des avantages comme des charges qui pourraient lui incomber.


 Pour recruter de la meilleure manière qui soit, il est recommandé de procéder par étapes :

 

  • Les préliminaires au renouvellement :
    - Faire du renouvellement des administrateurs un des points du CA 
    - Évoquer régulièrement au sein du Conseil d’Administration l’ouverture du conseil à de nouveaux membres 
    - Connaitre la durée de mandat des administrateurs en place et savoir quels sont les prochains sièges libres

  • Adapter les outils à disposition des instances
    - Penser à la question de la limitation du nombre de mandats et de leur durée (ex :renouvellement tous les 3 ans), 
    - Prévoir dans les statuts des moyens d’assurer une certaine mixité du CA en instaurant notamment des quotas (ex : si le tiers des administrateurs dépasse une moyenne d’âge de 75 ans, alors le plus âgé doit se retirer), 
    - Indiquer dans le règlement intérieur les modalités de renouvellement du CA, 
    - Noter une fois par an, dans l’ordre du jour du CA, quels sont les administrateurs mandatés pour rechercher de nouveaux bénévoles de gouvernance.

  • Rechercher des personnes intéressées auprès
    - Des usagers, des personnalités locales, des amis, de futurs retraités, d’autres associations, de partenaires, de salariés, de membres du conseil de la vie sociale...

 


→ Soit en recherchant des personnes intéressées par une approche RH :


S’interroger sur les compétences attendues des futurs administrateurs, définir des profils de poste afin de faciliter la recherche de candidatures, se rapprocher d’associations ou d’organismes ayant mis en place une bourse des administrateurs.

 

  • Assouplir les modalités de tenue des conseils d’administration pour plus d’attractivité
    - Adapter les horaires de réunions du CA afin de les rendre compatibles avec les horaires de personnes actives, 
    - Utiliser de nouveaux moyens de communication (internet, visio-conférence..) 
    - Prévoir des conférences téléphoniques en amont afin de recueillir les avis des administrateurs absents

  • L’accueil des futurs administrateurs
    - Proposer un parrainage sur plusieurs mois du nouvel administrateur afin de l’initier aux dossiers en cours, de lui faire rencontrer l’équipe de travail, lui permettre d’assister dans un premier temps en tant qu’auditeur libre aux CA 
    - Fournir au nouvel arrivant un livret d’accueil contenant les informations utiles à connaître comme le projet associatif, les statuts, la charte du bénévolat, l’organigramme, les comptes rendus des dernières réunions du CA

  • Donner sa place au nouvel administrateur
    - Créer, en fonction de l’actualité de l’association, des commissions 
    - Ouvrir davantage les commissions (comme la commission de partenariat par exemple) et les rendre plus mixtes (y faire intervenir des salariés, des partenaires, des professionnels extérieurs…) 
    - Faire participer les administrateurs à la vie des établissements
    - Organiser des séminaires afin de former les nouveaux administrateurs

  • Point d’organisation générale
    - Planifier les dates de réunions et les ordres du jour des CA sur l’année 
    - Clarifier les rôles respectifs du bureau et du CA : Créer, quand le bureau a un pouvoir important, un mode de liaison entre ces deux organes 
    - Envoyer, dans la semaine qui suit la tenue du Conseil d’administration, un relevé de décisions au bureau et vice versa.

 

 Actions à mener :

  • Faire du renouvellement des administrateurs un des points de l’ordre du jour du Conseil d’Administration
  • Rechercher des personnes intéressées
  • Assouplir les modalités de tenue des Conseils d’Administration
  • Donner sa place au nouvel administrateur.