Directeur.trice Adjoint.te en charge de l’Organisation Générale des Activités et de la Qualité (H/F)

Vous souhaitez animer et co-diriger une association à but non lucratif qui accompagne des personnes âgées dépendantes sur le territoire de Saint Brieuc ? Vous êtes animé(e) par le bien-être et la bientraitance des personnes accompagnées et l’amélioration continue de la qualité ? Vous souhaitez développer des projets, fédérer et structurer les équipes et des services ? Vous avez une appétence particulière pour l’amélioration continue de la Qualité, le management et les achats ? Si vous avez répondu « Oui » à chacune de ces questions, alors rejoignez-nous pour une aventure sociale et humaine ! L’environnement : L’Association Montbareil, gestionnaire d’établissements médico-sociaux, recherche une/un Directeur.trice Adjoint.te en charge de l’Organisation Générale des Activités et de la Qualité (H/F) Membre du Comité de Direction et rattaché hiérarchiquement au Directeur général de l’association , le/la Directeur.trice Adjoint.te en charge de l’Organisation Générale des Activités et de la Qualité (OGAQ) aura l’opportunité de travailler sur plusieurs axes. Introduction et contexte du poste : En collaboration directe avec la direction générale de l’association, vous aurez l’opportunité d’impulser une dynamique d’amélioration de la qualité de prise en charge des résidents et du personnel mais également d’être l’interface avec les fournisseurs, la logistique ainsi que les partenariats. Vous vous investissez au sein d’un groupe associatif du médico-social, impliqué dans ses orientations et missions, et ancré territorialement. Convaincu.e des évolutions et impulsions attendues, porteur d’une vision prospective en lien avec les politiques de santé publiques, vous maitrisez le cadre réglementaire et législatif des interventions et prises en charge pour lesquelles vous assurez la conformité par une rigueur et un contrôle permanent. Parallèlement, vous êtes force de proposition, ce qui vous permet de mobiliser et professionnaliser l’ensemble des collaborateurs. Vous êtes le maillon entre la philosophie de l’association et le fonctionnement quotidien de chaque service de votre périmètre d’action. Vous sécurisez ainsi par la mise en œuvre des process et procédures institutionnelles et la proposition individualisée faite à chacun des personnes accueillies. Vous aurez un poste très enrichissant, polyvalent. Le poste s'organisera de la manière suivante sur 4 volets avec une grande autonomie : - Coordination opérationnelle de structure - Garant du pilotage de l’amélioration continue de la Qualité, gestion des risques, sécurité, organisation générale - Responsable Achats, Travaux, Logistique - Soutien sur les Affaires et opérations générales avec le siège Le poste s'organisera de la manière suivante sur 4 volets avec une grande autonomie : -> 40 % : Coordination opérationnelle de structure (EHPAD) à taille humaine (gestion des absences au besoin, planning, animation d’équipe, recrutement, astreinte, entretien professionnel, plan de formation avec notre service RH, garant du bon taux d’occupation des sites avec l’IDEC et de la qualité de service et d’accompagnement auprès des résidents.) Vous assurez la responsabilité du fonctionnement de l’établissement dans les domaines fonctionnels, managériaux et budgétaires dans le respect des orientations énoncées dans le projet associatif et des objectifs fixés par la Direction Générale de l’association. Vous êtes garant du bon déroulement des CVS sur les différents sites et des bonnes relations avec les résidents (audit, questionnaire de satisfaction, entretien téléphonique avec familles) que vous pouvez mettre en place, etc. Développer les compétences managériales des collègues encadrants et cadres. En tant que personne ressource, vous allez pouvoir accompagner et faire gagner en autonomie l’équipe de manager/encadrant ainsi les équipes des sites de son périmètre. Savoir fédérer ses équipes autour d’un projet de service et d’établissement. Améliorer la promesse résident et le contrôle de la qualité des prestations offertes sur les sites (accueil, propreté, technique, hôtelière, soins, animation, etc.) Assurer la sécurité des personnes, locaux et biens. Assurer un reporting régulier à la Directrice générale. Planifier et animer les différentes réunions inhérentes à sa fonction. Veiller à la cohérence des pratiques professionnelles dans le respect des valeurs associatives. Vous questionnez ainsi tant les besoins des résidents et de leurs aidants que ceux des professionnels qui les accompagnent. Vous ajustez les actions, les formations, les organisations de travail pour permettre les meilleures conditions de prise en charge. Vous animez et impulsez des synergies entre les équipes et structurez les méthodes de travail. -> 30 % : Management et amélioration continue de la Qualité, gestion des risques, sécurité, orientations et pilotages, reporting, plan d’actions avec le logiciel AGEVAL et coordinatrice Qualité, garant du bon déroulement et de la préparation des commissions de sécurité pour l’association. Vous serez garant du bon respect des règles/recommandations de bonnes pratiques et des obligations de notre secteur (loi 2002, HAS/ANAP/ARS), préparation des inspections. Garant du Système d’Information et de l’Organisation générale de l’association. Être en capacité de Réaliser des analyses stratégiques permettant de dégager un ou plusieurs scénarios d’évolution propre à réajuster un fonctionnement, une organisation, une procédure afin de toujours mieux répondre aux besoins des résidents, aux attendues des ATC et aux objectifs stratégiques de l’association. Traduire un scénario d’évolution en plan d’action pertinent pour engager et accompagner le changement envisagé. Participer et être force de proposition sur la définition de la politique qualité et gestion des risques de l'ensemble de l'association. Garantir la bonne coordination et animation des instances qualité des établissements. Coordonner les démarches auprès de la HAS, son suivi ainsi que l'ensemble des démarches qualités : certification, audit, enquête, évaluation, rédaction de document Veiller à la bonne gestion administrative (ANAP, rapports, indicateurs) Force de proposition sur l'élaboration de la politique qualité et gestion des risques de l'Association. Garant de la mise en œuvre des actions de formation, de communication et de sensibilisation relatives à la démarche qualité et gestion des risques Facilite le suivi des actions et indicateurs liés aux obligations liées à la démarche d’amélioration de la qualité et de la sécurité des résidences. Conseille, soutient les responsables de site, les membres du CODIR et les référents qualité Garant d’une veille en matière de : bonnes pratiques professionnelles, obligations réglementaires dans son champ de compétences et projets innovants Participe au pilotage des démarches d’évaluation internes et externes des établissements de l’association et au suivi de leurs plans d’actions. Supervise la rédaction et la mise à jour des procédures du siège et gère la base documentaire de l’Association Développe les collaborations avec les structures ressources des territoires et un intérêt pour le développement de nouveaux projets. Concernant l’équipe soignante ( AS-IDE ) vous bénéficiez d’un appui d’une IDEC notamment pour déléguer une partie des recrutements, la formation et le respect des bonnes pratiques de l’accompagnement (PAP, projet de soins, etc). L’IDEC au besoin pourra aussi être un appui sur la gestion des plannings. -> 10 à 15 % : Achats, Travaux, Logistique : vous êtes garant du pôle et des projets qui en découlent suivi de travaux, devis et négociation contrat cadre fournisseurs, gestion des missions et priorités de l’équipe technique-entretien. Achat : Vous aurez utilisation d’un logiciel achat-facture, analyse sous tableur Excel des fournisseurs avec notre service comptabilité, etc. Elaborer et animer la fonction achat, en collaboration avec les différents établissements. Votre rôle à la fois stratégique et opérationnel implique de combiner efficience économique, recherche de la qualité au bénéfice des résidents et du personnel et objectifs généraux achats des établissements et de l’association. Le responsable des Achats sera en charge : · D’animer la commission achat de l’association et de superviser l’ensemble des phases du processus achats avec nos fournisseurs ; · D’assurer les phases de négociation, en lien avec les établissements et les fournisseurs concernés ; · De développer une communication constructive permanente avec ses interlocuteurs internes ; Vous êtes à l’aise avec les notions de gestion économique des achats ( reporting avec tableur excel des dépenses et achats avec analyses des évolutions bi annuel au minimum ) . Vous savez travailler sur l’élaboration de tableau de bord de suivi des achats avec l’aide de notre service comptabilité en prenant aussi en compte la question du retour et avis des professionnels et des résidents sur certains achats ; Vous analysez une fois par ans minimums la qualité de service rendu par nos fournisseurs et vous être pro actif sur la mise en concurrence et recherche de nouveaux fournisseurs pour améliorer la qualité du Servive auprès des résidents Vous disposez de compétences notables à la négociation et n’hésitez pas à prendre contact avec les fournisseurs pour les solliciter ; Vous maitrisez parfaitement les outils informatiques bureautiques nécessaires à votre fonction (pack office , agenda Outlook , etc ) ; Vous avez un bon rédactionnel, savez rédiger des présentations synthétiques, animer au besoin une réunion structurée et organisée (ODJ, gestion du temps et compte rendu) et vous appréciez élaborer des plans d’actions concrets que vous suivez. -> 5 à 10 % : Affaires, projets et opérations générales avec le siège sur diverses missions administratives, techniques, réunions, COPIL, CODIR, CVS, projets transversaux, appui auprès de la direction générale sur certains dossiers. Développer les relations avec les partenaires internes et externes dans une dynamique inclusive. Assurer la représentation de l’association au niveau local auprès des Institutionnels en fonction de son périmètre (commission de sécurité par exemple.) Représentant de l’employeur, vous animez et participez aux différentes instances comme le CSE notamment. La répartition % est un exemple non figé. Cela dépendra des impondérables et des priorités d’une semaine à l’autre. Le télétravail est parfaitement possible une journée par semaine. SALAIRE : Sur la base des dispositions de la Convention Collective FEHAP 51, rémunération selon expérience, ancienneté et coefficient de référence. Hors astreinte de direction à prévoir une semaine par mois en moyenne. Adresser votre candidature, CV + lettre de motivation, de préférence par mail : Au directeur général de l’association MONTBAREIL. Type d'emploi : Temps plein, CDI Statut : Cadre Salaire :44 000 € minimum annuel Avantages : • Participation au Transport • Réfectoire • Chèque vacance et CSE • RTT • Télétravail possible Programmation : • Travail en journée MODALITÉS DE CANDIDATURE Si vous n'avez pas été contacté(e) dans les 4 semaines suivant votre candidature, vous pouvez considérer que votre profil n'a pas été retenu dans la phase de présélection sur CV. Notre processus de recrutement comprend plusieurs étapes : entretiens téléphoniques, entretiens de présélection par visioconférence, entretiens individuels d'évaluation. Dans le cadre de notre politique diversité et handicap, nous déployons une politique de recrutement non discriminatoire et nous engageons à étudier, à compétences égales, toute candidature reçue. Entretien de recrutement mi-novembre. Poste à pourvoir avant fin mi-janvier 2023.